O que o Compliance Officer precisa fazer em tempos de crise – Artigo 4: Preparar-se para o futuro

Nas edições anteriores, após estabelecer uma lógica de raciocínio, 4 medidas foram tratadas, buscando manter o Compliance vivo. Agora, a ideia é preparar a estrutura do Compliance para o futuro. Caso você ainda não tinha lido os outros artigos, sugiro iniciar pelo primeiro.

Quanto tempo a crise irá durar, ninguém sabe, mas, por certo, ela vai passar! Desse modo, não se espera do Compliance Officer uma atitude passiva no momento. Pelo contrário, deve avaliar a situação atual e estabelecer ações para fortalecer o Mecanismo de Integridade, aproveitando ao máximo os recursos disponíveis.

Medida 5: Treinamento e capacitação da equipe de Compliance

Normalmente, os profissionais de Compliance permanecem imersos no cotidiano da organização, faltando-lhe tempo suficiente para se capacitarem. Mas, essa justificativa não pode perdurar, pois, a falta de conhecimento adequado nos temas relevantes do Mecanismo de Integridade traz consequências trágicas: falta de efetividade nas suas atividades, desperdício de recursos, descrédito perante os clientes internos, dentre outras.

Assim, adote a presente recomendação como uma necessidade e empenhe-se para colocá-la em prática. Inicie com uma avaliação dos resultados alcançados, nos últimos tempos, para cada membro da equipe, incluindo facilitadores, investigadores, auditores internos de Compliance, membros do comitê de ética, embaixadores, etc. Nesse processo, utilize o perfil adequado como referência e identifique se existem “gaps” de competência e eventuais deficiências.

Dessa análise, resultam as necessidades de treinamento e/ou coaching à distância, para as diversas funções e atores do Mecanismo de Integridade.

Se a instituição possuir o modelo de facilitadores ou embaixadores, agora é o momento de estruturar melhor essa função, expandindo-a para além de treinamento e capacitação, ou seja, busque uma gestão eficiente, de relacionamento, coordenação, sistematização, avaliação.

Medida 6: Avaliar a efetividade do Mecanismo de Integridade

Um jargão bastante conhecido no ambiente da gestão empresarial é: “não se melhora o que não se mede”.

No caso do Mecanismo de Integridade, a palavra-chave é efetividade. Aliás, na perspectiva da Lei 12.846/13 e seu Decreto 8.420/15, um Mecanismo de Integridade sem efetividade equivale a estar ausente ou, pior ainda, pode ser considerado um “programa de fachada”.

O desafio torna-se ainda maior pela falta de conhecimento geral acerca do significado do termo “efetividade”. Muitos nem têm ideia de como medi-la ou demonstrar a sua presença em cada processo. Essa constatação não se configura em demérito, visto o tema Compliance ainda ser muito novo e suas nuances ainda estarem sendo absorvidas pelos especialistas da área.

Independentemente da situação, avaliar a efetividade do Mecanismo de Integridade é tarefa primordial! Caso haja insegurança para fazer tal processo, peça ajuda de especialistas, pois a riqueza dessa análise compensa o esforço!

O referido diagnóstico apresenta como está o seu Mecanismo de Integridade, quanto à robustez e fragilidades, indicando onde ele é insatisfatório. Todos os processos, atividades, documentos, resultados, ferramentas, organização, estrutura, recursos, ambiente e demais partes integrantes desse sistema devem ser colocados à prova.

O resultado permite elaborar um plano para ser implementado em duas fases:

a) de imediato: para as providências urgentes e as passíveis de serem executadas à distância;
b) após a atual crise: para as demais sugestões. Um plano pronto propicia ganhar-se tempo, para iniciar a implementação, tão logo a normalidade volte.

Medida 7: Revisão documental
Uma avaliação da efetividade do Mecanismo de Integridade bem feita irá abranger a documentação aplicável, tais como: código de conduta, políticas, procedimentos, instruções de trabalho, registros, inclusive as evidências geradas sobre a efetividade de cada elemento.

Mas, há uma questão merecedora de abordagem numa medida individual. Em tempos de crise, um novo cenário foi formado e o Mecanismo de Integridade deve ter sido capaz de identificar aspectos até então não abordados na organização. Uma parte irá desaparecer quando a normalidade voltar. Todavia, outra parte poderá ser útil de se perpetuar na organização, podendo valer para os dois lados: seja para endurecer regras e critérios antes insuficientes para mitigar riscos, seja para afrouxá-los, se estavam desnecessariamente rigorosos. Considere também a mudança de certas práticas, atividades e processos. Talvez, surjam alguns melhores em comparação com os anteriores e, portanto, os novos devem ser mantidos, substituindo os menos adequados.

Assim sendo, você tem uma lição de casa, mesmo antes do resultado da avaliação da efetividade do Mecanismo de Integridade estar pronta. Avalie criticamente e busque as melhorias para os principais documentos pertencentes ao Mecanismo de Integridade, considerando os resultados da Medida 2 (Compliance Risk Assessment) e todo o conhecimento adquirido nesse período. Além do conteúdo, inclua na análise o formato, o tamanho e os detalhes do conteúdo, a linguagem e a qualidade de cada documento. Revise templates e formulários, modelos de atas de reunião, de relatório, etc.

No último artigo dessa série, vou abordar um dos aspectos mais importantes do Mecanismo de Integridade. Adicionalmente, haverá uma menção especial sobre a gestão e como as lacunas e pendências devem ser eliminadas.
Aguardo você na próxima matéria!


Wagner Giovanini é especialista em Compliance e sócio-diretor da Compliance Total e Contato Seguro. Autor do livro “Compliance – a excelência na prática”, desenvolveu a Compliance Station®, plataforma inovadora para a implementação e execução do Compliance em micro e pequenas empresas. Para mais informações e conteúdos sobre o tema, acesse www.compliancetotal.com.br e https://www.linkedin.com/company/9299759/ .