O que o Compliance Officer precisa fazer em tempos de crise – Artigo 2: As primeiras providências

O artigo anterior foi dedicado a estabelecer uma lógica antes de se definirem ações de forma atabalhoada. Assim sendo, previne-se o insucesso, desperdício de recursos e, ao mesmo, fortalece-se o Mecanismo de Integridade. Se você não o leu, recomendo iniciar por ele, para entender a sequência proposta.

Foram elencadas 10 medidas, a serem cumpridas numa ordem adequada, para maximizar os resultados. O bom senso impõe tratar, no presente artigo, daquelas essenciais que, se não implementadas, provavelmente levará as demais a resultados abaixo do esperado.

Medida 1: Reforçar o apoio da Alta Direção

Como é de conhecimento geral, só existe efetividade de um Mecanismo de Integridade quando há o apoio verdadeiro da Alta Direção. Portanto, torna-se prioritário estruturar uma estratégia para manter esse apoio e engajamento de seus membros, mesmo durante a crise. Por outro lado, essencial lembrar ser exato esse nível hierárquico o mais engajado na prioridade do momento: “manter a sobrevivência da organização”. Dessa maneira, não se permite atrapalhar, nem consumir tempo demasiado desses profissionais, pois se assim o for, o efeito será contrário ao desejado.

Mesmo assim, você deve contatar os membros da Alta Direção, com uma abordagem sutil, assertiva, focada, simples e clara sobre como agregar valor nesse momento. Deve-se passar segurança e firmeza, apresentando soluções, em vez de problemas.

O objetivo do Compliance Officer é compartilhar o seu plano de ação, demonstrando como irá manter o Compliance vivo e quais as ações principais. Busca-se, portanto, ser reconhecido por estar no caminho certo e, ao mesmo tempo, evitar ser confundido com um peso a mais no meio dessa situação difícil. A solicitação de apoio deve vir sem o fardo de atividades para a Alta Direção, mas sim, na expectativa de aprovação e validação das suas providências.

Uma preparação irretocável é fundamental para essa interação ser bem sucedida, pois é bem provável haver pouquíssimos minutos à disposição e uma única chance de impressionar positivamente. Se o raciocínio e o discurso forem mal encadeados, o esforço será em vão e, dessa forma, muitas das próximas medidas não surtirão o benefício previsto.

A sugestão é preparar um texto de 3 minutos. Aborde, de maneira sucinta, os riscos identificados, as principais ações planejadas e tranquilize o interlocutor acerca de o Mecanismo de Integridade estar cumprindo a sua parte, a fim de colaborar com a empresa e seus funcionários, num momento tão difícil. Isso posto, faça os devidos agradecimento pelo tempo concedido e coloque-se em posição de ajudar onde necessário, finalizando com um pedido para o apoio continuar.

Obs.: o conteúdo dessa conversa, entretanto, será objeto de todos os artigos dessa série.

Assim sendo, siga os passos dados no primeiro artigo. Comece a planejar a sua ação, mas apenas coloque em prática quando você tiver o cenário completo das 10 recomendações.

A partir daí, sugere-se iniciar o contato com o seu chefe e, na sequência, repita o discurso com os demais membros da Alta Direção.

Com esse raciocínio, você irá empregar cerca de meia hora e vai garantir o ativo mais precioso para o exercício da sua missão: confiança da Alta direção no seu trabalho, além do apoio e engajamento de seus membros em prol do Mecanismo de Integridade.

Medida 2: Identificação e análise de riscos

Com o apoio da Alta Direção, conhecer os riscos relativos ao Compliance é sempre a primeira providência na construção de um Mecanismo de Integridade.
Em tempos de crise, o cenário mudou e, com isso, novas ameaças surgem, demandando a realização urgente de um processo de identificação desses riscos e sua mitigação imediata.

Deixar de cumprir esse processo indica haver um Mecanismo de Integridade inoperante, visto que, logo em momentos como esse, tal ação é prioritária.
Apesar de poucos abordarem esse ponto nas suas recomendações para vencer o desafio atual, aqui está a pedra fundamental para todas as medidas emergenciais. De nada adianta um Compliance burocrático, focado em atividades triviais aprendidas sob um cenário de calmaria e normalidade. Agora, o caos impera e as soluções são diferentes.

Nesse contexto, a atitude de um Compliance Officer responsável é executar o tão conhecido “Compliance Risk Assessment” no modo remoto. Por óbvio, esse processo difere do realizado anualmente. Agora, ele deve considerar as exceções, as atividades abandonadas, as regras recém-criadas, alteradas ou eliminadas, os profissionais em home office, o problema do desabastecimento e/ou complicação no fluxo de caixa. Perguntas como essa devem ser respondidas: “essa situação pode incentivar funcionários ou terceiros burlarem leis ou usar condutas antiéticas?”

Os riscos identificados devem balizar as medidas mitigadoras, a serem implementadas de imediato. Não há espaço para postergações ou estabelecimento de planos de ação de médio e longo prazo. O momento é crítico e o Compliance Officer deve agir como tal.

No artigo 3, a missão será manter o Compliance vivo.

Aguardo você na próxima matéria!

Wagner Giovanini é especialista em Compliance e sócio-diretor da Compliance Total e Contato Seguro. Autor do livro “Compliance – a excelência na prática”, desenvolveu a Compliance Station®, plataforma inovadora para a implementação e execução do Compliance em micro e pequenas empresas. Para mais informações e conteúdos sobre o tema, acesse www.compliancetotal.com.br e https://www.linkedin.com/company/9299759/ .