Descubra 4 vantagens que tornam o Canal de Denúncias externo fundamental

A mais poderosa arma para combater irregularidades

Pesquisas apontam perdas, em média, de 5% do faturamento bruto anual nas empresas, por conta de fraudes e irregularidades internas (fonte: ACFE – 2018 Global Fraud Study). Sabe-se, também, que assédios e problemas de relacionamento interpessoal são comuns em praticamente todas as instituições do mundo, degradando o clima organizacional, afetando os funcionários, a produtividade e gerando, inclusive, passivos trabalhistas significativos.

Embora haja controles, auditorias e alguns mecanismos importantes de detecção, o Canal de Denúncias consiste na forma mais efetiva para se descobrirem desvios. Quase todos sabem da existência de ao menos uma irregularidade em seu entorno, nos departamentos vizinhos ou sendo cometida por alguém na empresa. Em contrapartida, a maioria é desconhecida pela administração e, portanto, nenhuma medida é colocada em prática para combatê-la.

Assim, fica evidente o benefício de um Canal de Denúncias efetivo, pois, a partir dele, a organização toma ciência dos fatos e pode atuar de imediato contra os desvios.

O Canal de Denúncias e a sua importância para um Sistema de Compliance

Um Sistema de Compliance tem por objetivo proteger a instituição e as pessoas contra riscos relacionados a desvios de conduta. Gera também consequências positivas de alta relevância, como redução de custos, satisfação dos funcionários, fortalecimento da imagem e reputação da organização, aumento de valor da marca, etc., culminando, claramente, em significativa vantagem competitiva.

Entretanto, só pode ser considerado legítimo se estiver sustentado pelos pilares “prevenção”, “detecção” e “correção”. Assim, torna-se incontestável afirmar ser o Canal de Denúncias o coração desse mecanismo, pois ele propiciará a identificação de irregularidades, desvios e ilicitudes, fomentando a tomada de ações. Sem isso, os 3 pilares citados ficarão comprometidos e todo o sistema vai sucumbir.

Desafios para um Canal de Denúncias ser efetivo

Quanto mais manifestações de qualidade recebidas pelo canal maior será a capacidade de a instituição eliminar irregularidades. Porém, essa equação depende diretamente das pessoas, ou seja, da iniciativa de cada um em acessar o canal e contar o que sabe. Quer dizer, a credibilidade é fator decisivo.

Por essa razão, gerar confiança no seu uso passa a ser o foco, para quem deseja um Canal de Denúncias efetivo. Sem ela, as pessoas vão se manter afastadas dessa poderosa ferramenta e os seus benefícios serão perdidos. Alguns elementos são obrigatórios, por exemplo: assegurar confidencialidade, proibir retaliação, permitir o anonimato, garantir tratamento para 100% das manifestações, demonstrar profissionalismo na apuração, assegurar consequências para todas denúncias comprovadas, etc.

Além disso, as pessoas precisam sentir-se confortáveis em fazer uma manifestação, não podem sentir medo, precisam perceber respeito pelos seus relatos, devem confiar nas ações decorrentes e assim por diante. Dessa forma, passa a ser fundamental a organização tratar de processos periféricos ao canal, como sensibilização, comunicação e treinamento regulares, código de conduta claro, processo de investigação e tomada de decisões transparentes, entre outros.

Fugindo da enganação

Implementar um Canal de Denúncias somente para cumprir um requisito ou, como se diz no jargão popular, visando compor uma solução de “fachada” ou apenas “para inglês ver”, representa atitude deplorável. Significa desperdício financeiro, pois o formato adotado não trará benefícios, além de promover a descrença dos funcionários na atitude da organização. Por certo, ilusão imaginar tal intenção passar despercebida pela força de trabalho. Aliás, reflete o desrespeito aos funcionários, sendo, esse procedimento, o aposto ao incentivo às denúncias.

Aqui, diversos são os exemplos passíveis de citação, como a famosa “caixinha de papelão” para o funcionário depositar sua alegação, o telefone na mesa do Diretor ou uma simples caixa de e-mail acessada por um funcionário da empresa.

Então, se a sua empresa deseja obter reais benefícios dessa ferramenta, pense duas vezes antes de adotar uma ideia inadequada. Uma delas refere-se à solução caseira e, por isso, veja a seguir, 4 vantagens de um canal profissional.

4 vantagens de um Canal de Denúncias externo 

1 – Confiança e credibilidade

Forçoso admitir a insegurança das pessoas para fazerem uma alegação num canal interno. O receio de serem identificadas, a desconfiança sobre o tratamento de suas informações, entre outros, são fatores inibidores da utilização dessa ferramenta.

Apresentar uma empresa especializada para receber as denúncias, incluindo cláusulas contratuais sobre a confidencialidade e sigilo, consistem no antídoto à hesitação das pessoas a usarem esse instrumento.

Ademais, sob a perspectiva externa, como das autoridades, da sociedade e do mercado em geral, a contratação de um canal externo confere muito mais credibilidade à organização. Aliás, a percepção usual de uma empresa com canal interno já denota um risco para a sua imagem, pois muitos vão pensar: “por que não contrata uma solução profissional? Qual o interesse por trás? Esconder? Manipular?”

Não basta ser ético. Precisa, além disso, parecer ser ético. Portanto, correr esse risco parece ser uma má escolha.

2 – Garantia do anonimato

Possibilitar o anonimato dá ao manifestante a clareza de a empresa estar interessada no conteúdo e jamais na fonte. Quer dizer, o relator está isento de julgamento e pode se despreocupar com retaliações ou receio relativo à sua denúncia.

De forma geral, o usuário do canal prefere manter-se no anonimato, como apontam as estatísticas, com 87% do total. Provavelmente, esse enorme contingente deixaria de fazer um relato, caso precisasse se identificar.

Se a entidade mantiver um Canal de Denúncias interno, como assegurar o anonimato? Como transmitir ao funcionário essa segurança? Seria o IP da máquina ou número do telefone rastreável? Certamente, na dúvida, a pessoa decidirá por abster-se!

Imagine, então, a perda para a sua organização se uma única pessoa desistisse de fazer uma denúncia relativa a uma fraude ou furto de milhões de reais! E se tal denúncia pudesse evitar um processo trabalhista gigantesco?

3 – Riqueza do relato

Registrar a alegação é a parte mais simples do processo, pois investem-se minutos e talvez 1 ou 2 horas na sua análise. Custosa mesmo é a investigação, podendo durar meses.

Em vista disso, quanto mais subsídios o investigador tiver à mão melhor e mais rápida pode ser o seu desfecho. Inclusive, em muitos casos, a falta de informação impede uma apuração adequada, podendo levar ao encerramento prematuro ou inconclusivo de casos reais importantes.

Um Canal de Denúncias profissional possui especialistas treinados e aptos para obterem o máximo de informação possível do manifestante. Embora essa afirmação pareça irrelevante para alguns, na prática, revela-se de fundamental importância para a efetividade do canal.

Usual depararmos com manifestantes descrevendo de forma afobada, inconsistente e sem os detalhes necessários, principalmente, devido ao nível de estresse elevado, no momento da interação com o canal. Daí ser primordial a existência de um profissional treinado para conduzir essa comunicação e, desse modo, obter o necessário.

Num canal interno, dificilmente a companhia conseguirá capacitar seus funcionários à altura dessa função. Mas, mesmo se desejar seguir esse caminho, é provável arcar com um custo excessivo e enfrentar dificuldades para compor uma equipe, a fim de atender à demanda com prontidão.

4 – Disponibilidade no Atendimento (24h por dia e 7 dias por semana)

Cerca de metade das denúncias é feita fora do horário de expediente, seja para evitar a exposição na frente de colegas, seja por ser mais confortável fazê-las a partir de suas casas ou por outros motivos quaisquer.

Adicionalmente, vale destacar o comportamento humano. Se alguém tiver um impulso para usar o Canal de Denúncias, o acesso precisa estar disponível imediatamente. Caso contrário, essa vontade pode passar e não voltar mais. Da mesma maneira como citado no tópico relativo ao anonimato, busca-se evitar perder qualquer denúncia.

Logo, possuir um canal onde há o risco de uma ligação ficar no modo de espera (“com aquela musiquinha irritante ao fundo, convidando o manifestante a desligar e nunca mais retornar”) ou estar disponível tão somente no horário de expediente configuram-se em erros fatais para quem almeja possuir um canal efetivo.

O presente artigo abordou apenas 4 das inúmeras vantagens de um Canal de Denúncias externo. Se você quiser saber mais, conheça a nossa solução clicando aqui.