Canal de Denúncias e Investigação

Controles internos efetivos contribuem para a redução do índice de desvios, pois só o fato de serem conhecidos pela organização já os inibe. No entanto, apenas isso não é suficiente, visto que os mal-intencionados sempre encontram formas de burlar as regras. Eis, então, a razão de os Mecanismos de Integridade e Sistemas de Compliance darem tanta ênfase à sensibilização das pessoas, para os bem-intencionados, além de seguirem a conduta esperada, contribuírem na identificação dos casos, por meio dos canais de denúncia. Dessa forma, esses canais transformam-se nos grandes aliados para a detecção, posicionando-se como decisivo para o êxito de todo o Sistema de Compliance.

Algumas empresas têm optado pela criação de um número de telefone com ligações gratuitas (0800), para as pessoas comunicarem suas inquietações. Mas, diversas outras formas podem ser usadas: disponibilização de um link específico na Intranet, contas de e-mail, contato pessoal com as pessoas do Compliance, urnas distribuídas pela empresa para as pessoas depositarem as alegações em meio físico, etc.

Independentemente da forma e da fonte, alguns cuidados são imprescindíveis:

• Tratar a informação com profissionalismo e seriedade;
• Assegurar a confidencialidade;
• Proibir qualquer tipo de retaliação;
• Garantir que a alegação seja investigada e as medidas cabíveis aplicadas.

Vale discutir também os aspectos relativos à permissão do anonimato no uso do canal. Cumpre admitir que, um eventual denunciante só se identificará, caso se sinta confiante e protegido. Isso demanda certa maturidade dos Mecanismos de Integridade e Sistemas de Compliance, que virá com o tempo e a demonstração de seriedade e compromisso verdadeiro com os propósitos anunciados, tanto no código de conduta, quanto nas diversas comunicações e atitudes do dia a dia.

Assim, fica evidente a dificuldade ou a quase impossibilidade de exigir a identificação do denunciante, quando da implementação dos Mecanismos de Integridade e Sistemas de Compliance. Nesse momento, certamente, não existirá maturidade na empresa, nem ambiente propício para todas as pessoas fazerem suas denúncias, sem a possibilidade do anonimato.

O maior argumento dos defensores dos canais de denúncia, onde o anonimato é proibido, reside na preocupação do seu mau uso, seja por meio de retaliação, "fofoca", difamação, calúnias, entre outros. Cumpre admitir a existência desse risco e os números comprovam que, realmente, em denúncias anônimas, a quantidade de alegações sem fundamentos é grande. Todavia, a quantidade de relatos pertinentes também é grande, compensando, assim, os registros inadequados.

Dessa forma, uma sugestão importante levará a empresa conscientizar seus funcionários para a correta utilização dos canais, inclusive, impondo sanções àqueles que o utilizarem com má-fé.

Assim se recomendará, com veemência, o estabelecimento de canais para o denunciante optar se deseja ou não permanecer no anonimato. Convém registrar que, na prática, com o passar do tempo, mais e mais pessoas se encorajarão a fazer denúncias, identificando-se.

Com um canal de denúncias efetivo, a empresa passará a conhecer potenciais desvios e, a partir daí, deverá engajar-se na apuração dos fatos, a fim de comprovar ou não as alegações feitas. Processos profissionais de investigação, entrevistas e análise de documentos são requeridos para assegurar a qualidade necessária para esse processo tão sério, tanto para a empresa quanto para os envolvidos.

Não se pode esquecer que, nos processos internos, se o responsável do Compliance está deste lado da mesa, do outro está um colega. O primeiro não é polícia, nem o segundo um inimigo. O respeito ao ser humano é condição primordial em todas as fases, mesmo que, ao auferir a verdade, seja evidenciado algum delito ou desvio de conduta.

Nesse caso, a organização deve julgar de forma isenta o ocorrido e definir medidas adequadas. Não se pode usar esse processo com fins outros se não a justiça, lealdade e compromisso com os Mecanismos de Integridade e Sistemas de Compliance. Por exemplo, é crucial assegurar que, de um lado, as medidas não sejam usadas para retaliar ou prejudicar injustamente alguém. De outro, que elas não sejam brandas ou de caráter protecionistas para beneficiar outrem.

A capacidade da organização de definir medidas justas e implementá-las rapidamente dará o tom para a credibilidade dos Mecanismos de Integridade e Sistemas de Compliance. Somente assim, garante-se a perenidade dos Mecanismos de Integridade e Sistemas de Compliance e a aplicação sadia do código de conduta da entidade.

Além das medidas disciplinares, outras podem ser necessárias, como a correção de processos, treinamentos para pessoas, descadastramento de parceiros de negócios, entre outras. Quaisquer que sejam elas, a organização deve assegurar a sua efetiva e pronta implementação.

Esse texto foi baseado no conteúdo do livro "Compliance - A excelência na prática" de Wagner Giovanini. Para saber mais, acesse a página do livro aqui.